Работа с заказами покупателя

Введение

Поскольку торговля запасными частями предполагает большой перечень номенклатуры, а держать широкий ассортимент на собственном складе не выгодно, то большая доля продаж происходит по предварительным заказам покупателей.

Программа позволяет решать задачи приема заказа, размещения заказа у поставщика, резервирования, корректировки, поставки и отгрузки. Отследить состояние заказа покупателя помогает отчет "Состояние заказов покупателей".

Прием заказа

Поступивший от клиента магазина запчастей или автосервиса заказ оформляется с помощью документа "Заказ покупателя" (Меню программы: Документы -> Заказы и резервы). Документ создается вручную или вводом на основании других документов: Заказ-наряд, Счет на оплату.

У заказа покупателя может быть одна из трех хозяйственных операций:

1. Заказ покупателя - когда все товары не в наличии и нужно заказывать у поставщика.
2. Заказ и резервирование покупателя - когда часть товаров в наличии и нужно их зарезервировать, а части товаров нет в наличии и нужно их у заказать поставщика.
3. Резервирование покупателя - когда все товары в наличии и нужно их зарезервировать для покупателя.

При создании документа "Заказ покупателя" заполняются:

1. Контрагент, договор взаиморасчетов с контрагентом, автомобиль контрагента.
2. Перечень товаров в табличной части, требуемых для заказа.
3. Склад отгрузки.
4. Количество товара, которое требуется зарезервировать при проведении документа. Если у товарной позиции выбран склад, то товар резервируется на указанном складе.
5. Срок снятия резерва - по истечении срока резерва резервирование снимается менеджером вручную или автоматически (см. #Снятие резерва с заказа покупателя).
6. Источник обеспечения - может быть:
   • Контрагент (Поставщик) - поставщик, у которого планируется заказа товар.
   • Прайс-лист контрагента - прайс-лист поставщика, по которому планируется заказать товар.
   • Склад компании - склад, на котором планируется зарезервировать товар.
7. Макс. срок поставки - максимальный срок поставки, в который поставщики гарантируют поставить товар. Это необходимо, чтобы менеджер мог отследить, что по заказу покупателя не поступил в срок товар и разобрался в данной ситуации.

Опция «Уведомлять о резервировании» или "Уведомлять о полном резервировании" выставляется менеджером в случае, если необходимо сообщить о частичном или полном поступлении запчастей по заказу и их резервировании на складах компании:

Для работы уведомлений должно быть включено право по компании «Активность значимых событий» (Код 10012).

При проведении документа «Заказ покупателя» увеличивается остаток на регистре «Заказы покупателя», а при одновременном резервировании резерв отражается на регистре «Остатки товаров компании».

После проведения документа появляется цветовая индикация состояний строк заказа в табличной части, если нажата кнопка "Состояние". При наведении мышкой на кнопку "Состояние" появляется подсказка по цветовому оформлению строк заказа:

В списке заказов покупателей также есть цветовая индикация состояний заказов, если нажата кнопка "Состояние":

Цветовое оформление состояний заказов можно изменить в справочнике "Статусы и состояния" (см. Настройка цветового оформления статусов и состояний).

Для товаров без резерва далее необходимо оформить заказ поставщику (см. Работа с заказами поставщикам).

Создание заказа покупателя из АРМ Корзина

В программе 5S AUTO предлагается формировать заказ поставщику на основе подобранных товаров в АРМ "Корзина". При этом можно:

1. создать документ "Заказ покупателя", а затем на основании него создать необходимые для реализации товаров клиенту документы: Перемещение товаров, Реализация товаров, Заказ поставщику,
2. создать цепочку связанных документов с помощью Помощника оформления заказа покупателя.

Подобранные варианты поставки товаров среди прайс-листов поставщиков переносятся из АРМ "Корзина" в Заказ покупателя с указанием прайс-листа контрагента:

Это позволяет по заказу покупателя сформировать заказы тем поставщикам, прайс-листы которых указаны у товарных позиций заказа покупателя.

Если в Корзине подобраны остатки по складам, отличным от основного склада отгрузки, то в Заказе покупателя эти склады отобразятся в колонке "Поставщик" в качестве склада отгрузки для конкретной товарной позиции.

Корректировка заказа покупателю

В случае отмены или замены деталей в заказе покупателя оформляется документ "Корректировка заказа покупателя". Документ всегда вводится на основании заказа покупателя.

После проведения документа изменяется состояние регистра «Заказы покупателей» (как для уменьшения остатка на нем, так и для увеличения). Состояние регистра изменяется в соответствии с данными, введенными в табличную часть.

Если изменение необходимо внести по детали заказа, у которой установлен резерв, то для начала необходимо снять резервирование.

Если изменение необходимо внести по детали заказа, которая распределена на заказ поставщику, то для начала необходимо снять распределение заказа покупателя (ввести на основании заказа покупателя документ "Снятие распределения заказа покупателя"), а затем:

1. Откорректировать заказ покупателя через документ "Корректировка заказа покупателя":
   • обнулить количество в табличной части для отмены заказа:
     
   • заменить детали или изменить количество деталей для изменения заказа покупателя:
     
   • отменить все товары по заказу (обнулить количество) и создать новый документ для изменения заказа покупателя,
2. Откорректировать заказ поставщику и при необходимости распределить откорректированный заказ поставщику на откорректированный или новый заказ покупателя (см. Работа с заказами поставщикам#Замена/отмена заказа поставщику).

Замена в заказе покупателя

В случае, когда вместо одной запчасти от поставщика поступает другая, необходимо выполнить замену в заказе покупателя: ввести на основании заказа покупателя документ "Замена в заказе покупателя". Замена может быть одиночная, если одна запчасть меняется на другую; либо множественной, если одна запчасть заменяется на несколько запчастей.

В табличной части документа 2 строки: верхняя строка с той деталью, заказ на которую нужно отменить (выделена жирным шрифтом), а нижняя строка с деталью, которая поступит вместо отмененной:

Проведение замены в заказе изменяет состояние регистров таким образом, что остаток в регистре «Заказы покупателей» по старой детали уменьшается, а по новой – увеличивается. При этом по регистру «Распределение заказов» выполняется запись на отмену старой детали.

На новую запчасть требуется оформить новый заказ поставщику, либо выполнить корректировку существующего заказа (см. Работа с заказами поставщикам).

Если замена в заказе покупателя оформляется после поступления товаров на склад, то на новую деталь нужно также оформить документ "Резервирование заказов покупателя".

Снятие резерва с заказа покупателя

Для снятия резерва с заказа покупателя используется документ "Снятие резервов заказов покупателей". Документ можно создать и заполнить вручную (Меню программы: Документы -> Заказы и резервы) или ввести на основании заказа покупателя.

При хозяйственной операции «Снятие резерва покупателя» списывается резерв с заказа покупателя на регистре «Заказы покупателей», а также снимаетcя резервирование на регистре «Остатки товаров компании».

При установленном флажке «Корректировать заказы покупателей» списывается и сам заказ на деталь на регистре «Заказы покупателей», т.е. при очередных поступлениях запчасть не будет резервироваться под заказ клиента:

В программе также реализована возможность автоматического снятия резерва по истечении срока, указанного в заказе покупателя. Для этого необходимо добавить и активировать регламентное задание "Автоматическое снятие резерва":

Обратите внимание! Возможность снятия резерва регламентируется правом на пользователя "Разрешение снятие резервов" (Код 43012).