Контроль дебиторской задолженности юр. лиц

Статья в разработке

Введение

Отчет «Остатки дебиторской задолженности» – это очень хороший инструмент контроля дебиторской задолженности. Данный отчет предназначен только для юридических лиц, т.к. основная задолженность идет именно от них.

Формирование отчета

Путь (будет): CRM -> Отчеты -> Остатки дебиторской задолженности.

Сначала отчет требуется сформировать.

Отчет формируется на текущую дату. Конструктора настроек здесь делать не надо.

Столбцы отчета

Отчет "Остатки дебиторской задолженности" содержит следующие столбцы:

1. «Контрагент» и «Счет»
2. «Сделка»
3. «Срок оплаты»
4. «Комментарий»
5. «Итого»: «Сумма» и «Сумма Остаток»

1. «Контрагент» и «Счет»

Отчет формируется исходя из выставленных счетов на оплату.

Счет на оплату – это документ, который выставляется юридическим лицам, когда они приезжают на обслуживание.

В этом документе есть строка: «Действителен до:____». Это срок действия счета на оплату. То есть, какую дату мы здесь поставим, та дата и отразится в данном отчете в столбце «Срок оплаты».

2. «Сделка»

Сделка – это на основании чего выставлен счет: как правило, выставляется на основании заказ-наряда. Если видим здесь Заказ-наряд, значит, это есть документ сделки. Если ничего нет, пустое поле – значит, заказ-наряда еще не выведено, счет выводился на основании заявки на ремонт (либо вообще мог быть создан просто так). Чтобы счет ушел из этого отчета, в любом случае необходимо, чтобы выводился заказ-наряд. Когда заказ-наряд будет выведен и закрыт – счет отсюда исчезнет.

3. «Срок оплаты»

Работает бизнес-процесс следующим образом:

Значение «Действителен до:» высчитывается в зависимости от того, какого числа выставлен счет, и какой срок оплаты задолженности прописан в договоре(например, 5 рабочих дней). Сотрудник, выставляющий счет, высчитывает дату вручную по календарю.

Пример: счет выставлялся 16.07, в договоре прописан срок оплаты задолженности 5 дней, высчитывается 5 рабочих дней после 16.07, и получается, срок оплаты должен быть 23.07).

Примечание: Планируется доработка – автоматизация этого процесса в программе, чтобы максимально уйти от человеческого фактора, т.к. бывает, что сотрудник ставит не ту дату, неправильно посчитав дни. При заполнении срока оплаты в поле «Действителен до:» сразу будет появляться нужная дата.

Если счет предоплатный, то с целью сортировки можно ставить дату 31.12, и тогда все предоплатные счета в отчете будут в конце, на дату 31.12.

Когда записывается документ «Счет на оплату», и в нем установлена дата, он автоматически попадает в данный отчет.

Сотрудник, который отвечает за контроль дебиторской задолженности смотрит, кто должен заплатить на текущую дату. Как только контрагент оплатит счет, этот счет исчезнет из данного отчета.

Как программа понимает, что счет оплачен:

Необходимо зайти в банковские выписки: Документы -> Движения денежных средств -> Банковская выписка. Бухгалтерия разносит банковскую выписку по должнику, автоматом заполняются значения, программа подгружает сделку «номер счета на оплату», и после проведения банковской выписки данный счет из отчета по дебиторской задолженности исчезает (при условии полной оплаты по счету).

4. «Комментарий»

Комментарий – важный, очень информативный момент.

Рекомендация, как работать с отчетом «Остатки дебиторской задолженности»:

Сотрудник, который контролирует дебиторскую задолженность, за два дня до оплаты прозванивает контрагентов с напоминаниями, что от них ожидается оплата по счету № …. И в отчете, в графе «Комментарий» отписывается о результатах своего звонка (когда клиент обещал оплатить). Этот комментарий равен комментарию в счете, то есть писать надо в комментарий счета. В счет удобно перейти прямо из отчета: открыть его и записать комментарий.

5. «Итого»: «Сумма» и «Сумма Остаток»

Суммы: есть столбцы «Сумма» и «Сумма Остаток». Если в них стоят равные значения, то, когда клиент оплатит эту сумму полностью, то счет из отчета исчезнет.

Если счет был оплачен частично, тогда в графе «Сумма» отображается полная сумма по счету, а в графе «Сумма Остаток» отображается долг – сколько клиенту осталось оплатить по этому счету. То есть, если клиент оплатил неполную сумму, то столбец «Сумма Остаток» станет меньше. То есть, первый столбец – сумма по заказ-наряду, второй – сумма по оплате.

Если значение в столбце «Сумма Остаток» с «плюсом», значит, заказ-наряд проведен и в состоянии «Закрыт». Если значение с «минусом», заказ-наряд находится в состоянии «Выполнен» - он еще не закрылся. Но «минус» обозначает, что деньги по нему поступили. Если значение такое же, только с «минусом» – значит, когда заказ-наряд закроют, то счет из этого отчета уйдет. «Минус» - хороший ориентир, когда есть работа по предоплате. Выставлялся счет на предоплату (на 31.12), сделки нет, т.к. счет на предоплату выставляется на основании заявки на ремонт, а не на основании заказ-наряда. В отчете видно, что клиент оплатил. Т.е. когда в столбце «Сумма» положительная сумма, а в столбце «Сумма Остаток» отрицательная, значит, клиент оплатил счет на предоплату, а мы еще не сделали закрывающий документ.