Работа с заказами поставщикам

Введение

На товары, заказанные покупателем, но которые отсутствуют на данный момент на складе, оформляется документ "Заказ поставщику" (далее, заказ поставщику).

Программа позволяет работать с заказами поставщику по следующим схемам:

• Централизованная - заказы поставщику отправляются только с одного склада, который занимается взаимодействием с поставщиками (центральный склад). При этом территориально удаленный склад принимает от клиентов заказы, размещает их во внутреннем заказе, и уже внутренний заказ пересылает в центральное подразделение.
• Децентрализованная - заказы поставщику отправляются с каждого склада самостоятельно в соотвествии со своими потребностями и заказами покупателей.
• Смешанная - заказы поставщику отправляются как из центрального склада, так и из территориально удаленных складов.

Общий алгоритм работы с заказами поставщикам

Все заказы поставщикам обрабатываются единым образом:

1. Создается и заполняется документ "Заказ поставщику".
2. Заказ отправляется поставщику через Веб-сервис, по e-mail или другим способом.
3. После отправки заказа устанавливается флажок "Отправлена" у каждой отправленной позиций заказа. Это можно сделать в табличной части документа или с помощью обработки #Ввод ответа поставщика.
4. После получения от поставщика подтверждения, что заказ оформлен, в каждой позиции заказа вводится полученный у поставщика номер заказа. Это можно сделать в табличной части документа или с помощью обработки #Ввод ответа поставщика.
5. При отгрузке товара поставщиком на основании заказа поставщику вводится, но не проводится, документ "Поступление товаров".
6. Если в заказе поставщику произошли изменения (клиент отказался от детали или поставщик отказал в поставке), то отменяется заказ поставщику.
7. При получении товара на склад ранее созданный документ "Поступление товаров" должен быть проведен или может быть создан и проведен новый документ "Поступление товаров".

При использовании Веб прайс-листов появляется дополнительная возможность отправить заказ поставщику через Веб-сервис (см. #Работа с Веб-заказами поставщикам). Данная возможность появляется, если Веб-сервис конкретного поставщика принимает заказы, а в настройке Веб прайс-листа разрешена отправка заказов (см. Создание и настройка Веб прайс-листа).

Для фиксирования различных изменений по заказу поставщику создана специальная обработка "Ввод ответа поставщика" (см. #Ввод ответа поставщика).

Оформление заказа поставщику

Оформление заказа поставщику с целью удовлетворения потребностей покупателя может происходить несколькими способами:

• Вводом на основании заказа покупателя или внутреннего заказа.
• Созданием документа "Заказ поставщику" с заполнением табличной части с помощью:
  • Подбор по справочнику "Номенклатура" на вкладке "Товары",
  • Подбор по списку заказанного на вкладке "Распределение заказа":
    
  • Заполнение по заказам на вкладке "Распределение заказа":
    

Для оформления заказа поставщику с целью пополнения складских запасов можно:

• Создать документ и заполнить его по минимальным остаткам товара и на основании товаров выбранного поставщика:
  
• Воспользоваться обработкой Пополнение складских запасов.

Документ имеет 2 табличные части, распределенные по вкладкам "Товары" и "Распределение заказа". Табличная часть «Товары» хранит свернутую (просуммированную по заказам) информацию о заказываемой номенклатуре, а табличная часть «Распределение заказа» - информацию по номенклатуре, развернутую по заказам покупателей (или по внутренним заказам).

При проведении документа «Заказ поставщику» увеличивается остаток на регистре «Заказы поставщикам» и на регистре «Заказы распределение». Регистр «Заказы распределение» хранит связку заказа поставщика с заказом покупателя до момента поставки (проведение документа "Поступление товаров").

Замена/отмена заказа поставщику

Для отмены заказа поставщику, в программе предусмотрено 2 способа: ввод на основании необходимых документов или использование обработки "Ввод ответа поставщика".

Способ отмены №1

1. Если заказ поставщику распределен по заказам (заказ покупателя или внутренний заказ), то на основании заказа поставщику введите документ "Снятие распределения поставщика":
   
2. На основании заказа поставщику введите документ "Корректировка заказа поставщику" и внесите необходимые изменения в количестве заказанных позиций:
   

Способ отмены №2

Отмена с помощью обработки #Ввод ответа поставщика:

При отмене с помощью обработки "Ввод ответа поставщика":

• Если по заказу поставщика было распределение по заказам, создается документ "Снятие распределения поставщика", который также являться корректировкой заказа поставщику:
  
• Если по заказу поставщика не было распределения по заказам, создается документ "Корректировка заказа поставщику".

Для замены деталей в заказе поставщику выполните следующие действия:

1. Если заказ поставщику распределен по заказам (заказ покупателя или внутренний заказ), то на основании заказа поставщику введите документ "Снятие распределения поставщика":
   
2. На основании заказа поставщику введите документ "Корректировка заказа поставщику" и внесите необходимые изменения (обнулите количество у старой детали и добавьте новую):
   
3. Распределите новую деталь через документ "Распределение заказа покупателя" на откорректированный или новый заказ покупателя (внутренний заказ):
   

Работа с Веб-заказами поставщикам

При работе с документом "Заказ поставщику" с позициями из Веб прайс-листов или из локальных прайс-листов, для которых настроена отправка Веб-заказа, становится доступна опция "Веб-заказ":

Опция "Веб-заказ" позволяет:

• отправить Веб-заказ автоматически при проведении документа (будут использованы опции отправки заказа, предустановленные в карточке Веб прайс-листа).
• отправить Веб-заказ вручную после проведения документа (опции отправки заказа могут быть выбраны непосредственно в момент отправки).
• не отправлять Веб-заказ, т.е. отказаться от автоматического размещения заказа у поставщика.

Опция "Веб-заказ" доступна только для тех Веб прайс-листов, у которых настроена отправка заказа (см. Настройка параметров для отправки заказа поставщику).

Таким образом, в момент обработки заказа поставщику всегда можно принять решение: заказывать товары у поставщика через Веб-сервис или самостоятельно. При отправке заказа поставщику с использованием Веб-сервиса автоматически установятся флажки "Отправлена" и заполнится колонка "Код заказа у поставщика" по каждой позиции.

Стоит отметить, что при установке опции "Веб-заказ" = "Вручную (в заказ)" появляется возможность отправить Веб-заказ с опциями, отличными от преднастроенных в Веб прайс-листе. Для этого после проведения документа "Заказ поставщику" необходимо:

1. Установить курсор мыши на заказ, который необходимо отправить поставщику.
2. Нажать на кнопку "Веб-заказ" на панели инструментов списка документов:
   
3. В появившемся окне установить необходимые для данного заказа опции.
4. Нажать кнопку "Корзина", если она доступна и необходимо только положить товары в корзину на сайте поставщика, или "Заказ" для непосредственного размещения Веб-заказа:
   

Отправка заказов поставщику по e-mail из программы

В Системе есть возможность быстро и просто отправить заказ поставщику по e-mail. Чтобы воспользоваться данной функциональностью необходимо, чтобы предварительно:

1. была настроена встроенная почтовая система в 1С,
2. у поставщиков был задан рабочий адрес электронной почты в контактных данных:
   

Если предварительные настройки выполнены, то для отправки заказа поставщику необходимо выполнить следующие шаги:

1. Перейти в карточку заказа поставщику.
2. Нажать на кнопку "Отправить заказ":
   

В результате на указанный у поставщика рабочий адрес электронной почты отправится файл формата .xlsx (Excel) такого же вида как печатная форма заказа поставщику с темой "Заказ от <Наименование организации>" и текстом:
"Добрый день!
Примите, пожалуйста, наш заказ."

Ввод ответа поставщика

Обработка "Ввод ответа поставщика" позволяет в одном месте отразить все изменения по заказу(-ам) поставщику. Чтобы вызвать данную обработку необходимо нажать кнопку "Ответ" на командной панели списка документов "Заказ поставщику":

Обработка представляет собой форму, состоящую из следующих элементов:

1. Параметры отбора - поля для поиска заказа или позиций заказа поставщика. При открытии формы из списка документов установлены значения для полей "Отбор по поставщику" и "Отбор по заказу" согласно текущего заказа списка. При необходимости можно изменить параметры поиска и нажать на кнопку "Найти заказы".
2. Найденные заказы - область для работы с позициями заказа поставщику, удовлетворяющими параметрам поиска. В свою очередь состоит из:
   1. Командной панели (см. Табл. 1).
   2. Табличной части с найденными заказами (в виде дерева), в которой можно выделить весь заказ или конкретные позиции заказа и выполнить действия над ними с помощью кнопок командной панели.

Табл. 1 - Элементы командной панели

№ п/п	Элемент управления	Действие
1	Кнопка "Обновить"	Перезаполняет таблицу найденных заказов. Внесенные в таблицу данные будут очищены
2	Кнопка "Найти заказы"	Осуществляет поиск заказов по установленным параметрам отбора
3	Кнопка "Отправлено поставщику"	Проставляет флажок "Отправлена" по выбранным в табличной части строкам заказа. В заказах поставщику изменения применятся после сохранения
4	Кнопка "Принято"	Открывает форму ввода кода заказа, присвоенного поставщиком. В открывшейся форме необходимо ввести код и нажать кнопку "ОК". В заказах поставщику изменения применятся после сохранения
5	Кнопка "Отказано"	Заполняет у выбранных строк количество товара, снятое поставщиком, равное текущему количеству товаров в заказе (за минусом отгруженного количества). Количество снятое поставщиком может быть отредактировано вручную. После сохранения изменений создастся документ "Корректировка заказа поставщику" или "Снятие распределения заказа поставщика"
6	Кнопка "Отгружено"	Заполняет у выбранных строк количество товара, отправленное поставщиком, равное текущему количеству товаров в заказе (за минусом снятого количества). Количество отгруженное поставщиком может быть отредактировано вручную. После сохранения изменений создастся документ "Поступление товаров"
7	Подменю "Очистить"	Состоит из кнопок: Отправлено и Код заказа Отказано Отгружено Очищает соответствующие колонки в выбранных строках табличной части заказов
8	Кнопка "Сохранить"	Применяет все изменения по позициям заказа, в результате чего обновляются заказы поставщику или создаются на основании новые документы

Отслеживание состояний заказов поставщику

Отображение состояний заказа

В Системе предусмотрено отображение состояний заказов поставщиков. Для этого необходимо нажать на кнопку "Состояние" командной панели:

После активации кнопки "Состояние" отобразится колонка "Состояние" и строки с заказами выделятся цветом, характерным для текущего состояния заказа.

Цветовое оформление состояний заказов можно изменить в справочнике "Статусы и состояния" (см. Настройка цветового оформления статусов и состояний).

Диаграмма состояний строки заказа поставщику

Подпроцесс "Обработка веб-заказа"

Диаграмма состояний документа "Заказ поставщику"