Создание пользователя в 1С

Статья в разработке

Введение

В рамках данной статьи рассматривается, как добавлять новых пользователей и сотрудников для работы в системе 1С, создавать и настраивать шаблоны прав.

Пользователи в программе находятся в отдельном справочнике: Справочники -> Структура компании -> Пользователи. На панель управления вынесена кнопка

Создание новой учетной записи для сотрудника

Новая учетная запись для сотрудника создается добавлением на панели управления, либо копированием подобной учетной записи .

В строку «Имя (идентификатор)» рекомендуется сразу вводить полные фамилию, имя и отчество, чтобы сделать пользователя максимально индивидуальным. В строку «Полное имя (ФИО)» продублировать данные.

Вкладка «Доступ»

1. Аутентификация

В поле «Аутентификация» требуется поставить флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и ввести пароль пользователя и его подтверждение.

Обязательно нужно поставить флажок «Показывать в списке выбора»: если этого не сделать, то при входе в 1С в раскрывающемся списке данного пользователя не будет, нужно будет вводить его вручную.

Флажок «Аутентификация Windows» отвечает за возможность авторизации с помощью имени пользователя операционной системы - нужно для автоматического входа: если пользователь зашел на сервер, то 1С уже не будет запрашивать логин и пароль, а будет автоматически подключать именно этого пользователя.

В строке «Пользователь» требуется указать адрес домена и имя пользователя, например: \\dom-1\ivanovii.

Для этого нужно нажать кнопку «Выбрать» – откроется окно с перечнем всех зарегистрированных пользователей на этом сервере, - и выбрать нужного пользователя (адрес автоматически подгрузится).

Это делается для упрощения доступа к 1С, если с этой учетной записи постоянно работает один и тот же человек.

Затем требуется обязательно выбрать Доступные роли для пользователя.

2. Доступные роли

При настройке учетной записи для руководителя или системного администратора можно выбрать роли «Полные права» и «Администратор CRM». По этим ролям у сотрудника будет доступ ко всем справочникам и права на редактирование всего.

Рядовым сотрудникам обычно достаточно ролей «Пользователь» и «Пользователь CRM» - это минимальные роли, которые должны быть отмечены у каждого пользователя.

Права пользователей суммируются: если у пользователя выбрано две роли, в одной есть доступ, например, к справочнику «Номенклатура», а у второй роли нет, то доступ будет.

3. Основной интерфейс

Разные интерфейсы нужны для того, чтобы ограничить пользователю возможности в программе: убираются некоторые кнопки и пункты меню, доступ к определенным документам и отчетам.

Пустой интерфейс закрывает для пользователя все меню полностью. У него будет доступ к некоторым инструментам только через функциональную панель.

Полный интерфейс предоставляет доступ ко всем кнопкам и пунктам меню.

4. Шаблон прав

Шаблон прав выбирается нажатием кнопки «Выбрать» – в соответствии с должностью пользователя. Подробнее про Шаблоны прав см. далее.

Введенные данные следует записать.

Вкладка «Параметры пользователя»

1. Требуется указать Подразделение и Организацию, например, конкретный филиал, в соответствующих строках.

2. Можно установить график работы, если графики сотрудников учитываются в АРМ Запись на ремонт (если ведется запись на механиков либо на мастеров-приемщиков). Тогда нужно создать на сотрудника его собственный график и привязать к нему. Они отображаются в Записи на ремонт соответственно тому, как работают. Если это не имеет значения – можно выбрать стандартный «график работы компании» или не выбирать ничего.

3. Для кассиров нужно указать пароль ККМ – этот идентификатор также настраивается в драйвере устройства и в справочнике «Оборудование». Этот пароль должен быть индивидуален для каждого кассира, чтобы в чеке пробивался именно этот сотрудник.

4. «Настройка функциональной панели» - можно использовать для всех одинаковую, можно для каждого сотрудника создавать свои настройки, т.е. выбирать кнопки, которые будут отображаться у сотрудника на функциональной панели.

Нужно задать наименование функциональной панели, можно корректировать высоту кнопок и расстояние между ними (чтобы, если кнопок будет мало, они располагались более удобно).

Настроенную функциональную панель требуется записать и выбрать для данного пользователя.

Поле «Телефония»:

5. Еще один важный реквизит во вкладке «Параметры пользователя» - это Внутренний номер. Он заполняется только в том случае, если данный сотрудник (либо он и его сменщик) всегда работает с этим номером. Если трубки между сотрудниками постоянно передаются – внутренний номер указывать не нужно.

6. Установить флажок «Пользователь для web-сервисов».

На этом этапе пользователь уже создан.

Теперь нужно указать, что этот пользователь является сотрудником. Для этого нужно поставить флажок. По этому флажку становится активной вкладка «Сотрудник».

Вкладка «Сотрудник»

В этой вкладке можно отдельно ничего не заполнять: карточка будет создана автоматически при записи сотрудника, т.е. требуется нажать кнопку «Записать».

Выйдет окно с вопросом: «Не выбран Сотрудник! Создать нового Сотрудника с именем «…»?» Следует выбрать «Да».

Создастся сотрудник, но Должность «Не определена». Чтобы ее определить можно указать ее здесь или в карточке самого сотрудника.

Можно перейти в карточку сотрудника и выбрать должность или, если нет такой должности, создать ее.

Примечание: см. статью Начальные настройки для работы в АРМ "Запись на ремонт".

При необходимости ставится флажок, что сотрудник является исполнителем работ, выбирается цех. В этой карточке также можно выбрать график работы при необходимости. Можно указать псевдоним или сокращение имени – для того, чтобы более коротко отображать сотрудников в Записи на ремонт. Можно заполнить контактную информацию по сотруднику в соответствующих вкладках.

Можно указать дату рождения, желательно ставить дату приема, а когда сотрудник увольняется – ставится дата увольнения, флажок «Уволен» (если сразу поставить флажок – автоматически пропишется текущая дата). Нажать «Запись» и «Ок».

После заполнения сотрудника автоматически подтягивается должность в Карточку пользователя.

Создание контрагента

При записи нового сотрудника программа предлагает создать нового контрагента для данного сотрудника: выбрать «Да». Можно создавать контрагента в отдельной папке «Сотрудники».

Подтягиваются все необходимые значения, «Тип клиента: Прочие», «Основной вид отношений: Подотчетное лицо».

Нужно только нажать «Ок». Если такой пользователь уже есть, программа выдаст предупреждение о создании дублирующейся записи.

Установка прав и настроек

Шаблоны прав

Рекомендуется поступать следующим образом:

Когда есть какая-то должность – по этой должности есть определенные функции, к которым человек должен иметь доступ. Некоторым сотрудникам доступ к определенным функциям требуется закрыть – к некоторым документам, справочникам и т.д. Также есть некоторые механизмы, заточенные на права: например, одному пользователю нужно, чтобы расходные материалы добавлялись в Заказ-наряд, другому пользователю не нужно. Чтобы это распределить по должностям, удобнее создавать шаблоны прав по должностям.

При необходимости можно создавать шаблоны прав не только по должностям, но и по подразделениям, т.к. в разных подразделениях, в разных филиалах у сотрудников с одинаковыми должностями могут быть разные права. Это удобно делать для того, чтобы, если сотрудник уволится, не создавать заново, не копировать долго права с другого пользователя, а просто дать ему этот шаблон прав. Получается, такой шаблон прав нужно будет настроить один раз.

Когда шаблон прав создается первый раз или если появляется новая должность, требуется выполнить следующие действия.

«Имя (идентификатор)», или наименование шаблона, лучше начинать с символа «_» - «подчеркивание», чтобы шаблоны в списке группировались вверху и не перемешивались с реальными пользователями.

Например: «_Шаблон прав: Мастер цеха»

Обязательно проставить флажок «Является шаблоном прав». Больше в шаблоне делать ничего не нужно, сразу нажать «Ок». Далее нужно присвоить этот шаблон нужному пользователю. Дальнейшая настройка ведется уже именно на шаблон, а на пользователя права не настраиваются.

Чтобы быстро перейти в настройку прав, требуется зайти в созданный шаблон и нажать внизу кнопку «Права и настройки» .

Функционал «Права и настройки»

Подгружаются значения: «Тип объекта: Пользователь», «Объект настройки прав:<наименование шаблона>». Права настраиваются на объект. Во вкладке «Дерево прав и настроек» требуется выбрать права.

Если в поле «Параметры отображения списка» стоит флажок «Отображать только по выбранному объекту», то отображаются только права по объекту «Пользователь», т.е. только права, у которых назначение «Пользователь». Права, завязанные на компанию, на подразделение и т.д. – не отображаются. Поэтому некоторые права в таком виде можно не найти.

Можно никогда не ставить этот флажок – тогда будут отображаться все права, но те, которые не относятся к пользователю, будут написаны серым цветом, и их невозможно будет редактировать. Для того, чтобы их можно было редактировать, требуется выбрать другой тип объекта – который указан в назначении этих прав:

• Компания – это все организации

• Организация – конкретная организация

• Подразделение – подразделение организации или филиал

• Пользователь – определенный пользователь

Если выбрать, например, «Компанию», - то права на пользователя станут отображаться серыми, а права на компанию станут черными и активными – можно их редактировать.

Чтобы поменять значение «Объект», можно нажать «Выбрать из списка» , или, если там нет нужного варианта и нужен другой пользователь – нажать «Выбрать» и выбрать нужный шаблон прав. Дальнейшая настройка идет на него.

Групповая установка прав

Часто требуется настроить право сразу на всех – на все шаблоны. Для этого удобно сделать групповую установку, либо используя соответствующую кнопку сверху, либо выделить нужное значение правой кнопкой мыши и открыть Значение права.

Здесь можно выбрать галочками все или некоторые шаблоны и установить нужное значение (выделить, кнопка «Установить для всех» ). Можно установить значение по умолчанию для всех – соответствующей кнопкой .

Поиск прав

Найти нужное право в списке бывает сложно, т.к. их очень много. Можно свернуть Дерево прав и настроек, чтобы увидеть разделы, если точно известно в каком разделе искомое право.

Если неизвестно, в каком разделе искать, можно развернуть Дерево и найти право через «поиск» на верхней панели. В строку поиска вводится название права или часть его названия. Далее нажать Enter либо воспользоваться кнопками рядом со строкой поиска. Программа находит последовательно права, содержащие в названии введенное слово.

По разделам разнесены права и настройки - типовые и от 5Systems: они вынесены в раздел «ПЯТЬ СИСТЕМ».

Типовые права и настройки собраны в разделах: Общие права доступа, Оформление системы, Справочники, Документы, Отчеты и обработки.

Раздел «ПЯТЬ СИСТЕМ» включает права и доработки по CRM, Автосервису, Корзине и т.д. Плюс отдельно вынесены некоторые дополнительные разделы, например, «Помощник продаж».

При необходимости можно ограничить или закрыть доступ к определенным Документам и Справочникам в соответствующих разделах: задать права доступа в окне «Значение права» - для каждой должности выбрать значение (например, «Чтение» или «Нет доступа»).

Дополнительные настройки

Тонкости по карточкам пользователей

Если, например, один из сотрудников иногда работает в другом филиале, можно создать на этого сотрудника второго пользователя, настроить его на другое подразделение, а привязать карточку того же самого сотрудника. При этом нужна осторожность, т.к. при записи карточки пользователя автоматически меняется вся информация в карточке сотрудника. В карточке сотрудника должно остаться то подразделение, в котором он работает обычно, чтобы в отчетах выработка шла именно по этому подразделению.

Оборудование привязывается к пользователю, а не к сотруднику – нужно только создать дополнительно рабочее место.

Регистр «Сведения адресации»

В меню CRM -> Регистры сведений -> Сведения адресации

См. статью Адресация задач в CRM по исполнителям.

Регистр «Сведения адресации» обязателен к заполнению. Если сотрудник работает с Рабочим столом, то он должен в данном регистре фигурировать с какой-то должностью.

• Мастер-консультант (CRM): для маршрутизации на должность звонков по статусу заказа (если в окне Заказ-наряда указан Мастер – подтягивается, если указать его в Заявке на ремонт).

• Оператор кол-центра (CRM): получает все задачи по чатам (если клиент пишет в чат). Подразделение здесь указывать не нужно, потому что чаты создаются на корневое подразделение, и если выбрать подразделение, то задача сотруднику не придет.

• Специалист по запчастям (CRM): имеет право выполнять задачи «Подберите запчасти», которые создаются из Заказ-наряда или автоматически из Записи на ремонт.

Регистр «Внутренние телефоны пользователей текущей смены»

CRM -> Регистры сведений -> Внутренние телефоны пользователей

Примечание: см. статью Настройка внутренних телефонов сотрудников.

Чтобы правильно работала маршрутизация и у пользователя при звонке на его внутренний номер отображалась задача, здесь обязательно должен быть указан каждый пользователь CRM: Пользователь и Внутренний телефон. Это делается автоматически, если в карточке пользователя стоит внутренний номер. Эта строка появляется в регистре при входе пользователя в систему под своей учетной записью и исчезает, когда пользователь из системы выходит.

Если внутренние номера не привязаны к конкретным сотрудникам, а меняются каждый день – можно в начале рабочего дня вручную заполнять этот регистр: прописывать пользователей и телефоны по факту – кто работает на каком номере.

Внимание! Если пользователь работает одновременно с двух учетных записей на разных компьютерах, а затем с одной из учетных записей выйдет, то из регистра исчезнет строка с данным пользователем и его внутренним телефоном. Сотруднику нужно будет ввести ее вручную на том компьютере, где он продолжает работать. Иначе ему на внутренний телефон будут адресоваться звонки, но не будут открываться задачи.